Formation Réunion Efficace
Animation de la réunion
Diriger la réunion
Dans ce module de formation vous allez vous familiariser avec de bonnes pratiques de la conduite de la réunion
Bien commencer
- Pour structurer les échanges, expliquer le déroulement de la réunion. Rappelez l’ordre du jour, mais aussi les objectifs de la réunion.
- Faitez un tour de table, briser la glace entre des participants qui ne se connaissent pas nécessairement.
- Commencer par le plus important. S’il y a un sujet urgent ou délicat à traiter, c’est par celui-ci qu’il faut commencer ! En début de réunion, les participants sont plus réceptifs ; en fin de réunion, vous risquez de ne pas avoir suffisamment de temps pour finir.
Comment briser la glace ?
Une activité brise-glace vise d’abord à permettre aux participants de faire connaissance en échangeant leurs noms et autres informations
personnelles.
Une activité de consolidation d’équipe doit contribuer à créer des liens au sein d’un groupe afin d’en faire une équipe. Elle a lieu à un stade où les membres du groupe ont déjà échangé leurs noms et quelques informations personnelles ; elle porte donc plutôt un objectif d’amélioration de la cohésion du groupe.
La météo
Les participants sont amenés à décrire en 1 minute, quelle est leur météo du moment ?
Donc, à tour de rôle, les membres décrivent leur météo : « nuages bas » ou « embellie sur toute la région », et si le temps le permet, vous pouvez laisser à chacun la possibilité de justifier le terme choisi.
L’exercice permet aux membres de se situer personnellement, mais sans trop en dire. C’est l’occasion de découvrir les humeurs de chacun. Un préalable essentiel pour se mettre en empathie avec l’autre.
L’échelle de valeurs
Les participants sont demandés: « Par rapport au projet qui nous occupe, comment vous positionnez-vous personnellement sur une échelle de 1-10 ? Pourquoi ? « .
Ainsi les membres peuvent s’exprimer sur l’avancée d’un projet mené collectivement depuis longtemps, et l’animateur peut mesurer globalement l’appropriation du projet.
Les jeux peuvent être utiles aussi pour ntroduire le sujet de la réunion:
Le choc des idées (2 équipes)
Le groupe est divisé en deux équipes. Chacune cherche des questions « pièges » à poser sur le sujet ou thème de la réunion. Donnez un nombre précis de questions à poser, sans quoi cette recherche pourrait prendre beaucoup trop de temps.
En deuxième temps l’équipe 1 pose ses questions à l’équipe 2. Ils doivent répondre rapidement, sans palabrer. Puis inversement, l’équipe 2 pose à son tour ses questions aux autres.
Cet exercice est en quelque sorte une séance de brainstorming ludique. Il est pratique pour faire formuler des points souvent difficiles à dire. Exemple, à des créateurs d’entreprises : « quelles sont les habitudes de gestion et de comptabilité qui mènent droit dans le mur… ? »
Le portrait-robot
Les questions introductives dans le thème de réunion sont posées aux participants, par exemple, « Un réseau de freelance qui se réunit pour partager les bonnes pratiques, s’entraider… :
– « Quel est le pire client pour un freelance ? » / « Quel est le meilleur client pour un freelance ? »
Aux membres d’un club d’entreprises :
– « Quel est le portrait du partenaire idéal ? » / « Quel est le portrait du pire partenaire ? »
Comme dans l’activité précedente, ils sont amenés à répondre vite et en équipes.