Formation Réunion Efficace

Préparation de la réunion

Etape 3: Préciser des sujets et établir un ordre du jour

Bien préciser des sujets à traiter

Les sujets de la réunion sont nombreux généralement, et sont associés à des tâches concretes de l’ordre du jour.

Il est proposé de présenter des différents sujets à traiter à l’ordre du jour en trois sections distinctes soit : l’information, la discussion ou la consultation et la prise de décision.

Les points présentés dans chacune des sections devraient respecter le principe de l’entonnoir.

Il devrait y avoir plusieurs points d’information, car ils requièrent normalement moins de temps, et moins de points de prise de décision, car il sont habituellement plus longs à traiter.

Les points dans la section Information ne sont pas là pour être débattus ou commentés et c’est souvent un piège dans lequel plusieurs personnes tombent.

On perd souvent beaucoup de temps en réunion à discuter de points sur lesquels les participants n’ont pas de pouvoir de décision.

Avec cette façon de présenter l’ordre du jour, on évite ainsi de s’enliser dans des discussions sans issue.

Etablir un ordre du jour

Une fois la liste des tâches à traiter en trois catégories est préparée, on peut préciser des actions attendues pour travailler chaque sujet, on précise aussi type de résultat attendu (par exeple, décision, ou la vote, ou une tâche) et le temps estimé pour s’en occuper.

Les participants doivent prendre part dans ce processus, il ne doit pas être directif.

  • Cet agenda doit être visible et toujours actualisée.
  • La fléxibilité est une clé et une condition sine qua non d’une réunion efficace: un bon animateur utilise l’ordre du jour  comme une feuille de route.

Deux types de l’ordre de jour

Il est à distinguer deux types de l’ordres du jour: la version concise de l’ordre du jour que les participants reçoivent avant la réunion et l’ordre du jour opérationnel.

L’ordre du jour de participant inclue l’endroit, l’horaire, les objectifs, les sujets, l’information sur les modalités et le format de l’intervention des participants.

C’est une version courte de l’ordre du jour opérationnel. Celui-là contient des informations additionnelles dont l’animateur a besoin pour s’assurer du déroulement réussie de la réunion.

C’est une véritable guide de la réunion qui permet de ne pas sauter des points importants et ne pas s’attarder sur des enjeux qui ne peuvent pas être traités lors de la réunion en cours.