Formation Réunion Efficace

Préparation de la réunion

Etape 4: sélectionner les participants et les inviter

Les participants doivent être, soit par la fonction qu’ils occupent, soit par le rôle qu’ils devront jouer dans les objectifs ou les actions à mener, indispensables au bon déroulement de votre réunion.

Donc ce sont:

  • leurs compétences,
  • leur connaissance du dossier,
  •  leur intérêt pour le sujet,
  • leur désir d’apprendre,
  • leurs aptitudes à participer à une réunion de groupe et à faire progresser le groupe.

Évitez les invitations de vive voix. Préférez l’invitation par mail ou via un agenda partagé. Si vous n’avez pas reçu la confirmation de leur présence, relancez-les environ 48 h à l’avance.

Il est parfois inévitable de convier des participants difficiles à une réunion, qui va vous contraindre à faire cohabiter des caractères opposés, ou même à concilier des inimitiés lors d’une même rencontre de travail.

Optez pour la constitution de sous-groupes de travail à l’intérieur de la réunion, en répartissant au sein de chaque atelier les intervenants par affinité.

Une fois la liste des participants établie, envoyez les invitations sans oublier l’ordre du jour, ainsi qu’un contact à joindre pour toute information complémentaire.