Formation Réunion Efficace
Préparation de la réunion
Etape 2: choisir le type de réunion
Les réunions constituent un moyen efficace dans le partage d’informations.
Vous allez apprendre des types de réunion existants, à vous de choisir ceux qui conviendront mieux aux objectifs de votre réunion.
Réunion d’information descendante
Le concept de ce type de réunion consiste à transmettre des informations à un groupe d’individus. En fait, c’est un supérieur qui réunit ses employés dans un but précis.
Il est à noter qu’une réunion d’information descendante doit prendre en compte les attentes et les enjeux des participants.
Pour capter l’attention des participants et éviter le «décrochage», l’exposé de l’animateur doit être le plus précis et le plus ordonné possible.
Réunion d’information horizontale
Ce type de réunion permet de découvrir et de comprendre les préoccupations des autres collaborateurs confrontés à des métiers différents, à niveau égal de responsabilités, ainsi ils partagent des contextes différents.
Ill s’agit de développer les notions et les sensations d’appartenance et de solidarité, de favoriser et d’instaurer des réflexes de cohésion au sein du groupe hétérogène, de favoriser les relations entre clients et fournisseurs internes, et enrichir, par un apport d’informations, les futures prises de décision.
Réunion d’information ascendante
Egalement appelée «interview de groupe», la réunion d’information ascendante vise à collecter des informations en interrogeant un groupe de personnes donné.
Dans ce cadre, l’animateur aborde une thématique précise pour que les résultats puisent être concluants. En outre, il doit solliciter tous les avis du panel afin de recueillir un maximum d’informations.
Réunion de résolution de problème
Cette réunion a pour objectif de résoudre les problèmes internes de l’entreprise qu’ils soient d’ordre technique, économique, humain ou commercial.
En impliquant les collaborateurs de l’entreprise dans le processus de résolution d’un problème, cette réunion suppose l’utilisation des méthodes et techniques de créativité, le développement des capacités et aptitudes à inventer, à imaginer et à innover.
De cette façon chaque collaborateur est inscrit dans un mouvement général de progrès, ce qui facilite la disparition progressive des facteurs de résistance au changement et mobilise tout le monde dans la nécessité d’effort et d’adaptation.
Réunion de prise de décision
Ce type de réunion est établi dans l’objectif de résoudre un problème.
La prise de décision en groupe nécessite une méthodologie bien précise.
L’animateur explique, d’abord, l’objectif commun du groupe, et définit, ensuite, le problème qu’il faut résoudre.
Après des échanges d’idées, le groupe vote pour la solution qui semble la meilleure d’un point de vue réaliste et pratique.
Réunion-discussion
Ces réunions permettent les échanges d’idées sur un sujet donné, une prise de conscience d’un enjeu à traiter, sans pour autant avoir à prendre une décision tout de suite.