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Formation Réunion Efficace

Comment préparer votre réunion : séléctionner et convier les participants pour avoir des avis croisés sur des sujets de la réunion et atteindre la décision commune

Séléctionner les participants
Les participants doivent être, soit par la fonction qu’ils occupent, soit par le rôle qu’ils devront jouer dans les objectifs ou les actions à mener, indispensables au bon déroulement de votre réunion.

Donc ce sont:

  • leurs compétences,
  • leur connaissance du dossier,
  •  leur intérêt pour le sujet,
  • leur désir d’apprendre,
  • leurs aptitudes à participer à une réunion de groupe et à faire progresser le groupe.
Convier les participants
Évitez les invitations de vive voix. Préférez l’invitation par mail ou via un agenda partagé. Si vous n’avez pas reçu la confirmation de leur présence, relancez-les environ 48 h à l’avance.

Il est parfois inévitable de convier des participants difficiles à une réunion, qui va vous contraindre à faire cohabiter des caractères opposés, ou même à concilier des inimitiés lors d’une même rencontre de travail.

Optez pour la constitution de sous-groupes de travail à l’intérieur de la réunion, en répartissant au sein de chaque atelier les intervenants par affinité.

Une fois la liste des participants établie, envoyez les invitations sans oublier l’ordre du jour, ainsi qu’un contact à joindre pour toute information complémentaire.

Puis, pour optimiser votre préparation, familiarisez-vous avec les différents types de personnalités susceptibles de s’exprimer le jour J.

Un animateur peut avoir à faire face à de nombreux comportements différents au sein d’une même réunion dont voici les principaux :

Le leader
Le leader est, de loin, le plus complexe à gérer. Sa capacité à tirer les autres dans son sillage peut le conduire à vous subtiliser la maîtrise de la réunion. Canalisez ses ardeurs dès le début afin de garder la main sur la rencontre lorsqu’il prend la parole.
Le producteur
Le producteur prend part au contenu et propose des idées nouvelles. Il livre volontiers son avis et sait faire des choix entre plusieurs alternatives : mettez-le à contribution dès que la réunion s’essouffle.
Le facilitateur
Le facilitateur aime que les discussions progressent. Conciliant, il pousse les intervenants à s’accorder et est toujours en recherche du compromis. Il souhaite gommer les conflits, les divergences : n’hésitez pas à le faire intervenir lorsque les débats sont tendus et qu’il faut trouver une voie médiane entre des arguments contradictoires.
Le suiveur
Le suiveur n’apporte pas d’élément nouveau. Il fait de son mieux pour coopérer et participer au groupe. Son apport n’est jamais décisif pour faire avancer la discussion : posez-lui des questions ouvertes pour l’inciter à s’investir, à se livrer. Laissez-lui un peu plus de temps pour répondre aux questions.
Le passif
Le passif ne manifeste aucune réaction, s’ennuie et attend juste que la réunion s’achève. S’il ne gêne pas le déroulement de la rencontre, il ne la fait pas progresser pour autant, sauf s’il est explicitement interrogé : sollicitez-le régulièrement au cours de la réunion. Votre objectif : lui montrer qu’il est concerné, car son inertie pourrait faire tache d’huile.
L'enquêteur
L’enquêteur est toujours en recherche d’explications. Il est demandeur de détails, d’informations, jusqu’à se noyer parfois dans l’investigation : répondez à ses questions dans la mesure du possible (elles peuvent aider à la compréhension générale du groupe), mais renvoyez à plus tard des réponses qui demanderaient de trop s’écarter de l’essentiel. Expliquez-en-lui les raisons !
L'opposant
L’opposant part du principe que la réunion ne permettra pas de résoudre le problème ou n’a, a priori, pas lieu d’être. Résultat : un contre-pied systématique de tout ce qui s’y dit. Il se cantonne à la critique et ne propose aucune solution positive : retournez-lui ses arguments sous forme de questions, pour le forcer à sortir de sa spirale de contre-propositions (« Que souhaiteriez-vous ? », « Que proposez-vous ? »).

récapitulatif

logistique

sélectionner les participants

sujet et l’ordre du jour

Choisir le type de réunion

Fixer les objectifs

Préparer la réunion

Continuer: s'assurer du bon fonctionnement logistique
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